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迷惑メール・スパムの現状と対策について
増加・多様化の一途をたどる「迷惑メール」
増加を続ける迷惑メール・スパムメール
IIJの観測システムによる調査では、2006年8月から2009年12月末までの流量は一時的な変動はありながらも全体量では40倍以上もの増加を見せています。また、迷惑メール等の業務に不要とされる電子メールの割合は全体の約90%にも及んでいます。
数だけでなく脅威・スパム手法の巧妙化も進む
問題は量の増加だけではありません。ニセ情報で株価を操作したり、個人情報や機密情報を盗み取ったりと、迷惑メールが経済的利益を狙うビジネスと化している実情があります。このため、迷惑メールの送信手法やスパムそのものの手口が巧妙化・悪質化の一途をたどっているのです。
迷惑メールの脅威は、量だけではなく質的にも見逃せないところまできています。
求められる誤送信防止・情報漏えい対策
宛先間違いによる情報漏えいと対策
電子メールの利用頻度の増加は業務の効率化を図ることができる半面、誤送信のリスク増加にもつながっています。
また、誤送信は本人がメールを送信した直後に気がつくことがほとんどといわれており、利用者への注意喚起だけで防止するのは困難です。送信後に再確認できるようにするなど、メールシステムを活用した未然防止・対処も効果的な対策の1つです。
添付ファイルの誤送信による情報流出
メールには文字だけでなく、資料や見積書類・設計図面や画像データなどの様々なファイルを添付して送るといった使い方も増えています。もし、メールに添付されていた情報が顧客情報や社外秘の資料だったとしたら・・・より安全なデータのやり取りを行うには、宛先確認だけでなくファイルそのものを自由に閲覧できてしまわないようにすることも重要です。
内部統制・コンプライアンス強化も欠かせない
情報漏えいを未然に防止するために
ビジネスに必要な情報がメールでやり取りされるようになった今、外部への送信メールのチェックやポリシーに則った送信抑制といったプロアクティブなコントロールは企業における内部統制・コンプライアンス強化には欠かせない情報漏えい対策となりつつあります。
証拠として求められるメール
国内の法律だけを見ればメールを保存する義務や期間などに明確な定めはなく、企業毎/業界毎にも求められる内容は様々です。しかし、万が一訴訟問題に発展した場合、メールが証拠として求められるケースは珍しいことではなくなってきているのが現状です。
また、証拠保全という観点では、当事者による保存ではなく、中立な第三者による証拠保全がより理想的な対策です。
